第一章 总 则

第—条 为了规范学院档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、“高等学校档案实体分类法与档案工作规范”，结合我院实际制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学院档案是全院师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是学院历史发展的凭证。

第四条 学院档案工作是学院重要的基础性工作，是各项管理工作的重要组成部分，学院应将之纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第二章 管理体制

第五条 学院设置综合档案室，隶属党政办，它既是保存和提供利用学院各类档案的管理机构，又是全院档案工作的职能管理部门。学院档案工作由主管学院办公室的副院长分管，日常工作受学院办公室领导，业务工作受省教育厅和高校档案学会监督、检查和指导。按照档案集中统一管理原则，学院档案工作实行统一领导、统一管理和各部门负责制。

第六条 学院各部门应确定一名负责人主管本部门的档案工作，并指定一名本部门工作人员作为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应保持相对稳定，形成学院档案工作网络。

第七条 综合档案室的主要工作任务是：

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案工作规划、管理制度和实施细则，并负责贯彻落实；

二、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

三、编制检索工具，开发档案信息资源，提供档案利用，为学院各项工作和社会服务；

四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

五、参与档案史料的编研工作；

六、负责对学院各部门的档案工作进行监督、检查和指导。

七、负责组织对学院专、兼职档案工作人员的业务指导和培训；

八、利用档案开展宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；

九、开展档案学术研究和交流活动。

第三章 文件材料的形成和归档

第八条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。文书处理人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累。工作结束时按归档要求，按时整理立卷归档。上报科研成果、验收基建工程时，必须有档案馆提供的档案材料归档证明后，方可进行。

第九条 对于学院个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。提倡个人向档案馆捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。

第十条 学院综合档案室文件材料的归档范围是：

一、 党群管理类

党支部、纪检、宣传、工会、团委等组织在工作活动中形成的会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料；上级机关与学院有关的党群管理的文件材料。

二、行政管理类

学院各系部、各部门在行政工作中形成的会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料；上级机关与学院有关的人事管理、行政管理的材料。

三、学生类

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

四、教学类

在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87)教办字016号)执行。

五、科学研究类

1. 在国内外刊物上发表的论文，学术会议上交流的论文，研究报告的手稿和印本。

2. 参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料。

3.科研工作中形成的管理文件材料等。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

六、基本建设类

1. 基建工程归档文件材料，按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 (国档发 [1988] 4号) 执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料，隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。

2. 房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。

七、仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

八、出版物类

学院编辑出版的院报、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

九、 外事类

学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

十、 财会类

会计报表、帐薄、凭证等文件材料，按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（ 中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）执行。

十一、声像载体档案

反映学院重大活动和历史发展，教学过程中产生的具有保存价值的各种不同载体声像记录。

十二、 人物档案

学院高级职称以上人员和名誉教授、兼职教授及对学院做出突出贡献的其他教职工在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、荣誉证件、生平事迹等各种载体的有关文件材料。

十三、实物档案

凡属反映本院荣誉的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

档案馆可根据学院实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十一条 人事档案归档范围

学院在干部、职工人事工作中形成的各类人员登记表、自传、鉴定、考核、考察、学历、专业技术职务评审、政治历史审查、入党、入团、奖励处分、录用、任免、转业、工资、退休及其它材料。人事档案由学院党政办（综合档案室）负责归档和管理。

第十二条 归档要求

一、实行由文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案馆移交。

二、归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

三、 文件材料整理立卷后，由立卷部门直接向学院档案馆移交归档，科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

四、凡由几个部门合作完成的项目，由主持部门立卷归档保存一套完整的档案，协作部门保存与自己承担任务有关的档案正本外，将副本送主持部门保存。

第十三条 归档时间

一、 党政部门和按年度归档的部门，在次年六月底前归档。

二、 教学部门和按学年归档的部门，在次学年寒假前归档。

三、 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

四、 仪器设备在开箱验收后将随机技术文件归档。

第四章 档案管理

第十四条 档案馆接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。

第十五条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的档案材料，亦按绝密档案管理。

第十六条 要做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施，消除安全隐患。

第十七条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须经档案机构负责人审查核准。

第十八条 要定期检查档案情况，发现破损、变质的档案，及时修复或者复制，并做出记录。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十九条 部门撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，任何人不得私自带走和销毁。

第二十条 对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计，编制档案工作基本情况统计报表。

第二十一条 做好档案各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。

第五章 档案的利用

第二十二条 档案室要积极开发档案信息资源，编制各种必要的检索工具和统计资料，主动做好提供利用和服务工作。

利用档案必须遵循以下规定：

一、学院各部门查阅本部门归档的档案，经办人可以直接到档案室调阅。查阅非本部门的重要档案，须经归档部门同意。

二、学院教职工查阅档案时，凭有效证件，说明利用档案的目的和范围，可在档案阅览室查阅，确需借出的档案，必须经主管院长批准后，方可借出，且一般不得超过十天。

三、外单位查阅学院档案应持介绍信，经主管档案工作的院长签字批准后，方可查阅。

四、凡摘录、复制档案，应经有关领导批准，档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，才能生效。

五、查阅者须珍惜档案，对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案者按《档案法》有关条例处罚。

第二十四条 未经学院授权或上级管理机关批准，任何组织或个人无权公开档案。

第六章 鉴定和销毁

第二十五条 在主管院长领导下，由业务部门、档案馆组成档案鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出档案销毁意见，写出鉴定情况报告。

第二十六条 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。档案保管期限分为永久、30年和10年。划定的原则是：

一、凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。

二、凡是在一定时期学院进行各项工作需要查考利用的档案，根据情况可列为30年或10年保存。

三、介于永久与30年或30年与10年两种保管期限之间的档案．一律从长划定。

第二十七条 对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经档案鉴定小组鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。

第七章 档案工作人员

第二十八条 档案工作人员(专、兼职)的职责：

一、坚持四项基本原则，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律。认真钻研档案专业理论，不断学习新知识、新技术，努力提高档案管理水平，以适应档案事业的发展。

二、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策，制订本部门规章制度和实施细则。

三、指导、协助各部门做好文件材料的立卷归档工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，督促兼职档案人员按期向档案馆移交档案。

四、参加科研成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收工作。

五、做好各类档案的接收、整理、保管、统计、编研等工作。

六、遵守国家有关保密规定，确保档案的安全。

七、做好档案宣传、提供利用和咨询服务等工作。

八、做好档案库房的管理以及各种设备的维护、使用工作。

第八章 考核、奖励与处罚

第二十九条 档案馆要建立岗位责任和检查、考评、奖励制度，对档案工作成绩突出的部门和档案工作人员 (专、兼职)给予表彰和奖励。

第三十条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定予以处罚。

第九章 附 则

第三十一条 本办法经院长办公会议通过，自 年 月 日起执行。

第三十二条 本办法由学院党政办负责解释。